Bokio-guiden — komplett FAQ för nya AB-ägare

📖 Ord du stöter på — vad betyder de?

Bankflöde

Banken och Bokio pratar med varandra. Alla transaktioner (köp, inbetalningar) importeras automatiskt varje dag — du slipper skriva in dem manuellt.

Räkenskapsår

Ditt bolags "ekonomiska år". Om du valde kalenderår = 1 jan–31 dec. Påverkar när du lämnar årsredovisning och deklaration.

Momsperiod

Hur ofta du deklarerar moms till Skatteverket. Nya bolag: kvartalsvis (var 3:e månad). Skatteverket skickar ett beslutsbrev med exakt datum.

Verifikat

Bevis på att något ekonomiskt har hänt — t.ex. en faktura, ett kvitto eller en betalning. Bokio skapar dem automatiskt. Du behöver bara ladda upp kvittot.

Arbetsgivardeklaration

En månadsrapport till Skatteverket om hur mycket lön du betalat ut och hur mycket skatt som dragits. Ska lämnas in senast den 12:e om du tar ut lön.

Resultaträkning

Sammanfattning: intäkter minus kostnader = vinst eller förlust. Tänk det som "hur gick det?"-dokumentet. Finns under Rapporter i Bokio.

SIE-fil

En standardfil med hela din bokföring. Skickas till revisorn en gång per år. Alla revisorer i Sverige kan öppna den. Du exporterar den via Inställningar → Exportera data.

BAS-konto (kontonummer)

I bokföringen är ett "konto" en kategori som pengar hör till. 1930 = ditt bankkonto, 3001 = dina intäkter, 2610 = moms du samlat in. Bokio väljer rätt konto åt dig — du beskriver bara vad köpet gäller.

🚀 Vad är Bokio och vad kan jag göra där?

Bokio är ett svenskt bokföringsprogram för småbolag. Du kan:

🧾 Skapa kundfakturor och e-fakturor

📥 Bokföra köp, kvitton och leverantörsfakturor

📊 Hantera moms och lämna momsredovisning

💰 Köra lön och skapa arbetsgivardeklaration

🏦 Koppla banken och importera transaktioner automatiskt

📤 Exportera bokföring (SIE-fil) till revisorn

📈 Se resultaträkning, balansräkning och kassaflöde

🔍 Matcha betalningar mot fakturor automatiskt

Vad behöver du ha klart innan du börjar?

Registrerat bolag med organisationsnummer och SNI-koder
Företagskonto i bank (du kopplar banken i Bokio)
Tillgång till nätbanken (för manuell import om banken inte kopplas automatiskt)
Kundinformation om du ska skicka fakturor: namn, org.nr, adress, bankgiro

🛠️ Första gången i Bokio — gör detta i ordning

1

Inställningar → Företagsinformation

Fyll i bolagsnamn, org.nr, adress, e-post, telefon och bankgiro. Bokio skriver ut detta på varje faktura. Kontrollera att org.nr stämmer — 10 siffror utan bindestreck.

💡 Glöm inte att spara. Det finns en Spara-knapp längst ner.

2

Inställningar → Räkenskapsår

Kontrollera att räkenskapsåret är rätt (1 jan – 31 dec om du valde kalenderår). Ändra det direkt om det är fel — det är svårt att rätta i efterhand.

💡 Ditt räkenskapsår syns på registreringsbeviset från Bolagsverket.

3

Skatt & Moms → Momsredovisning → Inställningar

Ange din momsperiod. Skatteverket bestämmer detta i ditt beslutsbrev — oftast kvartalsvis för nya bolag. Kontrollera att perioden i Bokio matchar beslutet.

💡 Om du missar detta deklarerar Bokio fel period och du kan missa en deadline.

4

Registrera SNI-koder INNAN du ansöker om bankkonto (görs utanför Bokio)

Detta steg görs på bolagsverket.se → Mina sidor → ditt bolag → Ändra verksamhet/SNI-koder. Välj rätt kod på scb.se/sni. Banker kräver kvittens på registrerade SNI-koder.

💡 Jag fick ett mail om detta och förstod inte vad de ville ha. Spara dig den förvirringen.

5

Inställningar → Bankkoppling

Koppla ditt företagskonto. Välj bank, logga in med BankID. Bokio importerar sedan transaktioner automatiskt varje dag. Kräver Premium. Om banken inte syns: välj Manuell import.

💡 Manuell import fungerar för alla banker — ladda ner CSV/Excel från nätbanken och ladda upp.

6

Bokföring → Ny verifikation — bokför registreringsavgiften

De 2 400 kr du betalade till Bolagsverket är din allra första bokföringspost. Bokio föreslår rätt konton — acceptera förslaget.

💡 Datum = det datum du betalade avgiften.

7

Fakturor → Inställningar

Lägg till bankgiro, eventuell logotyp och betalningsvillkor (30 dagar standard). Dessa sparas på alla fakturor automatiskt.

💡 Fakturanummer startar på 1 automatiskt. Ändra det här om du vill börja på ett annat nummer.

8

Bokföring → Ny verifikation — bokför aktiekapitalet

De 25 000 kr du satte in som aktiekapital när bolaget bildades måste bokföras. Det är inte samma post som registreringsavgiften. Debet konto 1930 (Bankkonto) 25 000 kr, Kredit konto 2081 (Aktiekapital) 25 000 kr. Utan den här posten stämmer inte din balansräkning från dag ett.

💡 Om du är osäker: sök på "aktiekapital" i Bokios kontosökning. Datum = det datum pengarna sattes in på bankkontot.

💳 Ta betalt — detta måste vara på plats

Fyra saker måste vara klara i Bokio innan du kan skicka en faktura som kunden faktiskt kan betala. Gör dem i ordning — tar 20–30 minuter totalt.

1

Inställningar → Fakturor → Betalningsalternativ

Lägg till bankgiro — kunden kan inte betala utan det

Ditt bankgiro är numret kunden betalar till när de får din faktura. Det är som ett "inbetalningsnummer" för ditt företag. Du hittar det i Bokio Finansapp eller i kontoavtalet. Klistra in det här — då skrivs det ut automatiskt längst ner på alla dina fakturor.

⚠️ Utan bankgiro kan du inte publicera fakturan. Det vanligaste "varför funkar det inte"-problemet i början.

2

Inställningar → Kunder → Skapa kund

Lägg in dina kunder

En "kund" i Bokio är ett sparat kontaktkort du väljer när du skapar en faktura — du slipper skriva in namn och adress varje gång.

Fyll i: Namn, e-postadress, adress. Om kunden är ett företag: lägg till deras organisationsnummer (det måste stå på fakturan enligt lag).

💡 Skapa minst dina 2–3 vanligaste kunder nu. Du kan alltid lägga till fler direkt när du skapar en faktura.

3

Inställningar → Artiklar → Skapa artikel

Skapa det du säljer som en "artikel"

En "artikel" i Bokio är det du säljer — t.ex. "Konsulttimme 1 200 kr". Du skapar det en gång, sen väljer du bara artikeln när du skapar en faktura och priset fylls i automatiskt.

Fyll i: Namn (t.ex. "Konsulttimme"), pris exkl. moms, momssats 25% (gäller de flesta tjänster), kort beskrivning (det som syns på fakturan).

💡 Exempel att skapa nu: "Konsulttimme", "Paket 5 timmar", "Fast projektpris". 3–5 artiklar räcker för att komma igång.

4

Fakturor → Skapa faktura

Skicka din första faktura — i denna ordning

1

Välj kund (den du lade till i steg 2)

2

Lägg till rad → välj artikel → antal → priset fylls i automatiskt

3

Sätt förfallodatum (30 dagar = kunden ska betala inom 30 dagar)

4

Kolla förhandsgranskning — bankgiro ska synas längst ner på fakturan

5

Klicka Publicera — Bokio bokför försäljningen automatiskt

6

Klicka Skicka via e-post, eller ladda ner PDF och skicka själv

5

Kunden betalar — vad händer sedan?

Pengar kommer in på Bokio Företagskonto → Bokio ser transaktionen automatiskt → föreslår att koppla ihop den med din faktura → du klickar Matcha → fakturan markeras som betald. Det är hela cykeln.

✅ Bokio Företagskonto kopplat

Betalningen dyker upp automatiskt.
Klicka Matcha på fakturan — klar.

🔧 Annan bank (manuellt)

Fakturor → öppna fakturan →
klicka Markera som betald.

🧾 Din första faktura — vad du faktiskt gör, steg för steg

Så här ser hela flödet ut — från att du bestämt dig för att fakturera tills pengarna är på kontot och bokförda.

1

Kontrollera att dessa tre saker är klara i Bokio INNAN du skapar fakturan

Annars kan du inte publicera den eller kunden kan inte betala:

1. Bankgiro är inlagt — Inställningar → Fakturor → Betalningsalternativ → lägg in ditt bankgiro eller kontonummer.
2. Org.nr är korrekt — Inställningar → Företagsinformation → 10 siffror utan bindestreck.
3. "Godkänd för F-skatt" syns på fakturan — det ska stå automatiskt om F-skatten är godkänd i Bokio.

💡 Om bankgiro saknas säger Bokio "kan inte publicera fakturan" — det är inte ett fel på din faktura, det är ett saknat inställningssteg.

2

Fakturor → Skapa faktura → välj kund

Klicka på Fakturor i vänstermenyn → Skapa faktura uppe till höger.

Välj kunden från listan (om du lagt in dem) eller skriv in manuellt: namn, adress och organisationsnummer.

Kundens org.nr är viktigt — det är bevis på att du fakturerar ett företag och inte en privatperson (påverkar regler och redovisning).

3

Lägg till rader — vad du sålt och vad det kostar

Klicka Lägg till rad.

Om du skapat artiklar: välj artikel → antal → priset fylls i automatiskt.
Om inte: skriv beskrivning → ange pris exkl. moms → välj momssats (25% för de flesta tjänster).

Bokio räknar: Pris exkl. moms + 25% = totalt inkl. moms.

Exempel: 10 000 kr konsulttjänst → 2 500 kr moms → kunden betalar 12 500 kr totalt.

💡 Skriv en tydlig beskrivning ("Konsultarbete 3–7 juni" istället för bara "Konsult"). Det ser mer professionellt ut och minskar risken att kunden frågar vad de betalar för.

4

Sätt förfallodatum och fakturanummer

Förfallodatum = sista dag kunden ska betala. Standard är 30 dagar från fakturadatum. Du kan välja 10, 15 eller 30 dagar.

Fakturanummer = Bokio sätter det automatiskt i sekvens (001, 002, 003...). Ändra det INTE manuellt — numren måste vara utan luckor.

💡 Välj ett rimligt förfallodatum. Fakturerar du 28 juni med 30 dagars villkor = kunden ska betala senast 28 juli.

5

Förhandsgranska — kontrollera att allt syns

Klicka Förhandsgranska innan du publicerar. Kontrollera att dessa saker syns på fakturan:

✓ Ditt bolagsnamn och org.nr
✓ Din adress
✓ "Godkänd för F-skatt" eller "Innehar F-skatt"
✓ Kundens namn och adress
✓ Fakturanummer och datum
✓ Beskrivning av vad du sålt
✓ Pris exkl. moms, momsbelopp, totalt inkl. moms
✓ Bankgiro / kontonummer längst ner

⚠️ Saknas bankgiro = kunden vet inte vart de ska betala.

6

Publicera → Skicka

Klicka Publicera (uppe till höger). Fakturan bokförs automatiskt av Bokio — du behöver inte göra något mer för bokföringen just nu.

Sedan: välj hur du skickar den:
• E-post direkt från Bokio — kunden får ett mail med PDF-bilaga
• Ladda ner PDF — skicka manuellt via din vanliga e-post
• E-faktura — direkt till kundens nätbank (kräver att kunden accepterar e-faktura)

💡 Om kunden inte hittar fakturan: kontrollera att e-postadressen stämmer och kolla kundens skräppost.

7

Följ upp — kunden betalar (förhoppningsvis)

Under Fakturor ser du statusen på alla dina fakturor: Skickad / Förfallen / Betald.

När kunden betalar och banken är kopplad: Bokio importerar transaktionen och visar "Matcha" bredvid fakturan. Klicka Matcha → välj fakturan → klart. Fakturan är nu "Betald" och bokförd.

Om banken inte är kopplad: Gå till fakturan → klicka Markera som betald → ange betalningsdatum.

💡 Kolla fakturalistan varje vecka. Det tar 30 sekunder och du ser direkt om någon faktura har förfallit.

8

Kunden betalar inte — vad gör du?

1–3 dagar efter förfallodatum: Skicka en artig påminnelse via e-post ("Hej, vi noterar att faktura 001 förföll igår — är betalningen på väg?").

14+ dagar efter förfallodatum: Bokio → öppna fakturan → Påminnelse → Bokio skapar en påminnelsefaktura med lagstadgad påminnelseavgift (60 kr) och dröjsmålsränta.

30+ dagar: Du kan skicka till inkasso eller ansöka om betalningsföreläggande via Kronofogden (kostar 300 kr, du får tillbaka det om kunden betalar).

⚠️ Skicka aldrig en arg e-post till kunden. Det förstör affärsrelationen och är ofta onödigt — de flesta sena betalningar är misstag eller glömska, inte fusk.

📒 Vad Bokio bokför automatiskt — du behöver inte tänka på detta

När du publicerar fakturan

Kundfordran skapas — du har en "fordran" på kunden

Debet 1510 / Kredit 3000 + 2610

När kunden betalar (matchad)

Fordran stängs — pengarna är nu på ditt konto

Debet 1930 / Kredit 1510

När du köper något

Kostnad bokförs + ingående moms dras av

Debet kost.konto + Debet 2640 / Kredit 1930

📋 Vad du behöver från kunden INNAN du skapar fakturan

Be om dessa uppgifter när du bestämmer priset — det är jobbigt att jaga dem efteråt och kan försena betalningen.

🏢

Företagsnamn — exakt som det heter hos Bolagsverket

Fråga: "Vad heter ert företag hos Bolagsverket?" Det kan skilja sig från vad de kallar sig till vardags. "Kalle Bygg" kan juridiskt heta "Karlsson Entreprenad AB".

⚠️ Fel företagsnamn på fakturan kan göra att deras ekonomiavdelning inte godkänner betalningen.

🔢

Organisationsnummer — 10 siffror

Fråga: "Kan jag få ert org.nr?" Format: 556XXX-XXXX eller 802XXX-XXXX. Hitta det på deras hemsida (längst ner i sidfoten) eller på allabolag.se. Om kunden är en privatperson: du fakturerar deras personnummer istället. Momsen är 25% men reglerna kring RUT/ROT kan gälla.

⚠️ Saknas org.nr kan du inte ens registrera kunden i Bokio.

📮

Fakturaadress — dit fakturan ska skickas

Många stora företag har en separat fakturaadress (ekonomiavdelning) som skiljer sig från kontorets adress. Fråga: "Ska fakturan skickas till er vanliga adress eller har ni en fakturaadress?" Om de vill ha e-faktura: be om deras GLN-nummer eller org.nr för e-faktura.

💡 De flesta privatpersoner och små företag: skicka PDF till vanlig e-post. Stora bolag har ofta separata fakturamail som ekonomi@ eller faktura@.

🔖

PO-nummer eller referens — det viktigaste!

PO = Purchase Order = inköpsordernummer. Stora företag skapar en "inköpsorder" innan de beställer något. Den har ett unikt nummer. Fråga: "Har ni ett PO-nummer eller referenskod som ska stå på fakturan?" Sätt in det i fältet "Er referens" i Bokio.

⚠️ Utan PO-nummer betalar många stora företag inte alls — deras system kan inte matcha fakturan mot en beställning. Fakturan skickas i retur eller ignoreras.

💡 Mindre företag och frilansare har sällan PO. Fråga ändå — du verkar mer professionell.

👤

Kontaktpersonens namn

Den person som beställde tjänsten av dig. Sätt in i "Er referens" eller i fakturameddelandet: "Att: Maria Svensson". Om ekonomiavdelningen ifrågasätter fakturan kan kontaktpersonen bekräfta att de beställt.

📅

Vilka betalningsvillkor förväntar de sig?

Standard är 30 dagar. Men stora företag har ibland "netto 45" eller "netto 60" som standard i sina system. Fråga inte om du är liten konsult — sätt 30 dagar och se om de protesterar. Ändrar de villkoren är det upp till dig om du accepterar.

⚠️ Ju längre betalningsvillkor, desto längre utan pengar. "Netto 60" = du jobbar i juni, får betalt i september.

✅ Lagkrav — detta MÅSTE stå på fakturan

Bokio fyller i allt detta automatiskt — men du måste kontrollera det i förhandsgranskningen. En ofullständig faktura är inte juridiskt giltig, kunden kan neka betalning och du kan inte dra av momsen.

Ditt bolagsnamn

Exakt som registrerat hos Bolagsverket

Ditt organisationsnummer

10 siffror: 556XXX-XXXX

Din adress

Bokios företagsinformation måste vara ifylld

"Godkänd för F-skatt"

Visas automatiskt om F-skatt är godkänd i Bokio

⚠️ Saknas det: Inställningar → Företagsinformation → kryssa i F-skatt

Kundens namn och adress

Exakt företagsnamn + fakturaadress

Fakturanummer

Löpande numrering utan luckor — ändra ALDRIG manuellt

⚠️ Bokio sätter det automatiskt. Luckor = problem med Skatteverket

Fakturadatum

Dagens datum när du skapar fakturan

Förfallodatum

Sista dag kunden ska betala

⚠️ Standard 30 dagar — ändra om kunden begär annat

Beskrivning av tjänsten

Vad du har gjort/levererat — fri text per rad

⚠️ Var specifik: "Konsultarbete 3–7 juni, 5 h" inte bara "Konsult"

Pris exkl. moms

Ditt pris UTAN moms

Momssats i procent

Vanligen 25% för tjänster

⚠️ Undantag: 12% mat/hotell, 6% böcker/tidningar, 0% sjukvård

Momsbelopp i kronor

25% × pris exkl. moms — Bokio räknar automatiskt

Totalt inkl. moms

Summan kunden faktiskt ska betala

Bankgiro eller kontonummer

Vart kunden ska skicka pengarna

⚠️ Saknas detta: kunden vet inte hur de ska betala

📝 Fritext-fält i Bokio — fyll i dessa, kunden ser dem på fakturan

Er referens

Kundens PO-nummer eller kontaktperson. Ekonomiavdelningar matchar fakturan mot detta.

Exempel: PO-12345 / Anna Ek

Vår referens

Ditt namn eller projektkod. Bra om du har flera projekt.

Exempel: Tony Palsson / Projekt Alpha

Meddelande

Fritext längst ner på fakturan. Tack-text, betalningsinstruktioner, noteringar.

Exempel: Tack för samarbetet! Frågor: tony@bolag.se

Beskrivning per rad

Varje fakturarads fritext. Var specifik — kunden ser exakt vad de betalar för.

Exempel: Webbdesign 10–14 juni, 8 h à 1 250 kr

💬 Motfrågor du kan få — och exakt hur du svarar

Dessa frågor är normala och betyder inte att du gjort något fel. Var lugn och svara sakligt.

"Kan du skicka som e-faktura?"

›

💭 Vad det betyder: Kunden vill ha fakturan direkt i sin nätbank (Peppol/Svefaktura) — inte PDF via e-post. Vanligt i kommuner, landsting och stora bolag.

Ditt svar: "Absolut. Kan du skicka mig ert GLN-nummer eller org.nr för e-faktura? Jag skickar via Bokio."

🖱️ Gör så här i Bokio: Bokio → Fakturor → Ny faktura → Skicka som e-faktura → ange kundens org.nr. Om det inte fungerar: "Vi kan skicka PDF istället om det är enklare."

"Vi behöver ett PO-nummer på fakturan"

›

💭 Vad det betyder: De har skapat en inköpsorder internt och vill att det numret syns på din faktura så deras system kan matcha.

Ditt svar: "Självklart — vilket PO-nummer ska jag använda?"

🖱️ Gör så här i Bokio: Lägg in numret i fältet "Er referens" i Bokio. Om fakturan redan är skickad: öppna fakturan → Redigera (om inte betald) → uppdatera referensen → skicka om.

"Vi betalar netto 60 / netto 45"

›

💭 Vad det betyder: Deras standard är längre betalningstid. De ändrar inte för dig — de meddelar dig hur det är.

Ditt svar: Du kan säga "Det fungerar" eller förhandla: "Vår standard är 30 dagar — kan vi mötas på 45?"

🖱️ Gör så här i Bokio: Ändra förfallodatum i Bokio när du skapar fakturan. Räkna ut: fakturadatum + 45/60 dagar = förfallodatum.

"Kan du specificera timmarna?"

›

💭 Vad det betyder: De vill se en detaljerad timredovisning — inte bara en klumpsumma.

Ditt svar: "Absolut, jag bifogar en timrapport" eller lägg direkt i fakturaraden.

🖱️ Gör så här i Bokio: Alternativ 1: Skapa en rad per dag ("Måndag 3 juni, 3 h konsultarbete"). Alternativ 2: Skicka en separat Excel-fil som bilaga till mailet med fakturan.

"Ni saknar F-skattsedel på fakturan"

›

💭 Vad det betyder: De kan inte betala utan att F-skatt bekräftas — annars måste de dra 30% preliminärskatt och betala in det åt dig.

Ditt svar: "Det ska stå på fakturan — jag kollar och skickar om."

🖱️ Gör så här i Bokio: Bokio → Inställningar → Företagsinformation → kontrollera att F-skatt-rutan är ikryssad. Skicka sedan om fakturan.

"Fakturan saknar vårt kostnadsställe / märkning"

›

💭 Vad det betyder: Stora organisationer har interna koder för att veta vilket team eller projekt som beställt.

Ditt svar: "Vilket kostnadsställe ska jag ange?" Lägg sedan in det i "Er referens" eller i meddelandefältet.

"Vi har inte fått fakturan"

›

💭 Vad det betyder: Kan vara skräppost, fel e-postadress eller att de menar sin fakturaadress skiljer sig från vanlig e-post.

Ditt svar: "Jag skickar om direkt — till vilken adress ska den gå?" Ladda ner PDF → skicka manuellt via din vanliga e-post.

"Priset stämmer inte med offerten"

›

💭 Vad det betyder: De jämför din faktura mot en offert eller muntlig överenskommelse och ser en skillnad.

Ditt svar: Lugn. Gå igenom vad som överenskommits. Om du haft tillkommande arbete: förklara det tydligt. Om det är ett misstag: kreditera fakturan och skicka en ny.

🖱️ Gör så här i Bokio: Bokio → öppna fakturan → Kreditnota → skapa ny faktura med rätt belopp.

"Vi vill dela upp fakturan i två betalningar"

›

💭 Vad det betyder: De vill betala halva nu, halva om 30 dagar.

Ditt svar: "Det fungerar — vill ni ha två separata fakturor?"

🖱️ Gör så här i Bokio: Skapa två fakturor på vardera halva beloppet med olika förfallodatum. Märk dem tydligt: "Faktura 001 — delbetalning 1 av 2".

"Kan ni fakturera i euro?"

›

💭 Vad det betyder: Utländsk kund eller kund med utlandskonto.

Ditt svar: "Det fixar vi" — men du behöver tänka på valutakurs och bankavgifter.

🖱️ Gör så här i Bokio: Bokio stödjer valutafakturor. Välj valuta (EUR) när du skapar fakturan. Bokio bokför i SEK baserat på aktuell kurs. Din bank tar ofta en avgift för valutabetalningar.

🚫 Vanliga nybörjarmisstag vid fakturering — läs detta en gång

1

Skickar faktura innan F-skatt är godkänd

😬 Vad händer: Kunden är lagstadgad att dra 30% preliminärskatt på fakturan och betala in det åt dig till Skatteverket. Du får bara 70% av beloppet och måste sedan reda ut det med Skatteverket.

✅ Rätt sätt: Vänta på beskedet "Godkänd för F-skatt" från Skatteverket. Det tar 1–2 veckor. Kontrollera i Bokio att det syns på fakturan.

2

Glömmer bankgiro — publicerar ändå

😬 Vad händer: Kunden tar emot fakturan, ser inget kontonummer, vet inte hur de ska betala. Bäst fall: de hör av sig. Sämst fall: de glömmer och du behöver jaga dem.

✅ Rätt sätt: Inställningar → Fakturor → Betalningsalternativ → lägg till bankgiro. Bokio låter dig inte publicera utan det om inställningen är rätt.

3

Blandar moms i fakturabeloppet

😬 Vad händer: Du skriver "10 000 kr" på fakturan utan att specificera moms. Kunden tror det är totalpriset inkl. moms. Du tänkte 10 000 kr + 25% moms = 12 500 kr. Tvist.

✅ Rätt sätt: Ange alltid pris EXKL. moms i varje rad. Bokio lägger på momsen och summerar automatiskt. Kunden ser: 10 000 kr + 2 500 kr moms = 12 500 kr.

4

Skapar kreditnota fel och förvirrar bokföringen

😬 Vad händer: Du ångrar en faktura och tar bort den manuellt, eller skapar en ny faktura på minus. Det blir fel i bokföringen.

✅ Rätt sätt: Öppna originalfakturan i Bokio → klicka Kreditnota. Bokio skapar en korrekt motkreditering automatiskt. Skicka kreditnotan till kunden.

5

Redigerar en redan skickad faktura

😬 Vad händer: Du ändrar i fakturan efter att du skickat den. Kunden har en version, du har en annan. Revisorn ser diskrepansen.

✅ Rätt sätt: Skapa alltid en kreditnota på den gamla fakturan → skapa en ny faktura med rätt uppgifter. Det kostar ingenting och bokföringen stämmer.

6

Missade att ange "Omvänd skattskyldighet" för EU-kund

😬 Vad händer: Du fakturerar ett EU-företag med 25% moms. Det är fel — EU-fakturor ska inte ha moms om kunden är momsregistrerad. Kunden betalar för mycket eller vägrar betala.

✅ Rätt sätt: Be om kundens VAT-nummer (format: SE123456789001 / DE123456789 etc.). Välj i Bokio: momssats = 0% + markera "Omvänd skattskyldighet". Skriv kundens VAT-nummer på fakturan.

7

Lägger momspengarna på hög utan avsättning

😬 Vad händer: Du fakturerar 12 500 kr (10 000 + 2 500 moms), spenderar allt. Kvartalet efter: Skatteverket vill ha 2 500 kr. De finns inte.

✅ Rätt sätt: Direkt när betalningen kommer in: flytta momsdelen till ett separat konto märkt "Moms". Eller räkna tumregeln: avsätt alltid 20% av inkommen betalning för moms.

🏦 Bankkoppling och import

Hur kopplar jag banken automatiskt?

›

Inställningar → Bankkoppling. Välj din bank i listan → logga in med BankID → välj vilka konton du vill koppla. Bokio börjar automatiskt importera transaktioner. Transaktionerna matchas mot fakturor under Bokföring → Bankflöde.

Min bank finns inte i listan — vad gör jag?

›

Välj Manuell import. Logga in i din nätbank → ladda ner transaktioner som CSV eller Excel → ladda upp i Bokio. Fungerar för alla banker i Sverige, inklusive Handelsbanken och äldre banker.

Hur bokförs banktransaktioner automatiskt?

›

När banken är kopplad importerar Bokio transaktioner varje dag. Bokio: (1) föreslår vilket konto transaktionen ska bokföras på, (2) föreslår matchning mot öppna fakturor. Du klickar Matcha för att bekräfta. Manuella transaktioner läggs till via Bankflöde → Ny transaktion.

En banktransaktion matchas inte mot fakturan — vad gör jag?

›

Gå till Fakturor → öppna fakturan → klicka Matcha manuellt → välj rätt banktransaktion från listan. Om transaktionen saknas: kontrollera att banken är kopplad och att datumet är rätt.

🧾 Fakturor till kunder

Hur skapar jag min första kundfaktura?

›

Fakturor → Ny faktura. (1) Välj eller skapa kund (namn, org.nr, adress). (2) Lägg till rad: beskrivning, antal, pris, momssats. (3) Klicka Förhandsgranska — kontrollera att org.nr, bankgiro och "Godkänd för F-skatt" syns. (4) Skicka som PDF via e-post direkt från Bokio.

Vad är e-faktura och hur skickar jag den?

›

E-faktura går direkt till kundens nätbank — utan PDF-bilagor. Skapa faktura → välj Skicka som e-faktura → ange kundens org.nr och referens. Bokio skickar via e-fakturanätverket. Kunden ser fakturan direkt i sin nätbank och kan godkänna med BankID.

Hur bokför jag att jag fick betalt?

›

Om banken är kopplad: Bokio importerar betalningen och visar "Matcha" på fakturan. Klicka Matcha → välj rätt faktura.
Manuellt: Gå till Fakturor → öppna fakturan → klicka Markera som betald → ange betalningsdatum.

Hur skickar jag påminnelse?

›

Fakturor → välj faktura → Påminnelse. Bokio skapar en påminnelse med lagstadgad påminnelseavgift automatiskt.

Fakturanummer måste vara sekventiella — vad händer om jag hoppar?

›

Fakturanummer 001, 002, 003... måste vara utan luckor. Hoppar du från 003 till 007 kan Skatteverket fråga vad som hände med 4–6. Bokio hanterar numreringen automatiskt — redigera aldrig fakturanummer manuellt.

Hur ser kunden var de ska betala? (bankgiro på fakturan)

›

Bankgirot skrivs ut automatiskt längst ner på fakturan — men bara om du lagt in det i Inställningar → Fakturor → Betalningsalternativ först.

Saknas det ser kunden ingen betalningsinformation och vet inte vart pengarna ska. Kontrollera alltid i förhandsgranskningen att bankgirot syns längst ner innan du publicerar fakturan.

Hittar du inte ditt bankgiro? Logga in på Bokio Finansapp → Mitt konto → du ser kontonummer och bankgiro. Eller kolla kontoavtalet du fick när kontot öppnades.

Hur lägger jag till kunder och tjänster i förväg så det går snabbt?

›

Kunder: Inställningar → Kunder → Skapa kund. Fyll i namn, e-post, adress och org.nr (om företag). Sparade kunder kan du sedan välja i ett klick när du skapar en faktura.

Artiklar/tjänster: Inställningar → Artiklar → Skapa artikel. Döp det till vad du säljer, ange pris exkl. moms och momssats 25%. Nästa gång du skapar en faktura väljer du bara artikeln och priset och beskrivningen fylls i automatiskt.

Du kan också skapa kund eller artikel direkt inne i ett fakturautkast om du inte hunnit förbereda — det behöver inte göras i förväg.

Kan jag ta emot Swish-betalningar från kunder?

›

Ja — om du har Bokio Företagskonto kan du aktivera Swish för företag direkt i appen: Bank → Företagskonto → Swish.

Swish för företag fungerar som privatpersoners Swish men är kopplat till företagskontot och är avdragsgillt. Kunden betalar till ditt Swish-nummer och pengarna hamnar direkt på företagskontot.

OBS: Swish-betalningen dyker sedan upp som en vanlig banktransaktion i Bokio — du bokför den precis som alla andra inbetalningar (Bankflöde → matcha mot faktura eller bokför manuellt).

Kunden vill ha en kreditfaktura — vad är det och hur skapar jag den?

›

En kreditfaktura är en "ångerfaktura" — du skickar den när du vill annullera eller korrigera en tidigare faktura. Det kan bero på att du fakturerade fel belopp, kunden returnerade en vara, eller ni kommit överens om att nolla fakturan.

Skapa kreditfaktura i Bokio: Fakturor → öppna den ursprungliga fakturan → Kreditfaktura. Bokio skapar automatiskt en ny faktura med negativt belopp och kopplar den till originalet.

Viktigt: Du tar aldrig bort en publicerad faktura — det skapar en lucka i fakturanummerserien, vilket Skatteverket kan fråga om. Kreditfaktura är alltid rätt väg.

Kunden betalar inte — vad gör jag?

›

1–3 dagar efter förfallodatum: Skicka en artig påminnelse via e-post ("Hej, vi noterar att faktura 001 förföll igår — har betalningen gått iväg?").

14+ dagar efter förfallodatum: Fakturor → öppna fakturan → Påminnelse. Bokio skapar en påminnelsefaktura med lagstadgad påminnelseavgift (60 kr) och dröjsmålsränta automatiskt.

30+ dagar: Du kan anlita ett inkassobolag eller ansöka om betalningsföreläggande via Kronofogden. Ansökan kostar ca 300 kr och du får tillbaka dem om kunden betalar.

Skicka aldrig en arg e-post. De flesta sena betalningar är misstag eller glömska.

Vad är dröjsmålsränta och hur fungerar det?

›

Dröjsmålsränta är en ränta du har rätt att ta ut om kunden betalar för sent — om du har fakturerat med betalningsvillkor (t.ex. 30 dagar). Räntan beräknas från förfallodatum till betalningsdatum.

Räntesatsen: Riksbankens referensränta + 8 procentenheter. I praktiken brukar det vara runt 11–12% per år. På en faktura på 10 000 kr som är 30 dagar sen = ca 90–100 kr i ränta.

I Bokio: Klicka Påminnelse på en förfallen faktura → Bokio räknar automatiskt ut dröjsmålsräntan och lägger till den på påminnelsefakturan. Du behöver inte räkna manuellt.

Tips: I praktiken väljer många att skänka dröjsmålsräntan för att bevara affärsrelationen. Du har rätten — men du behöver inte använda den.

📥 Bokföra köp, kvitton och leverantörsfakturor

Vad är en leverantörsfaktura? Det är en räkning du får — när du köper något och den du köpte av skickar en faktura till dig. Exempel: Bokios månadsavgift, en hyra, en frilansare du anlitat. Du är kunden och de är "leverantören". Motsatsen är din kundfaktura — den du skickar och pengarna ska komma in.

Hur bokför jag ett inköp eller kvitto?

›

Köp → Nytt köp (eller Bokföring → Nytt verifikat). Ladda upp kvitto (foto/PDF) — Bokio OCR-läser ofta belopp och datum automatiskt. Skriv vad köpet gäller (t.ex. "kontorsmaterial") → Bokio föreslår rätt konto (t.ex. 6110) och momssats.

Hur bokför jag registreringsavgiften på 2 400 kr till Bolagsverket?

›

Välj mallen "Bolagsverket — registreringsavgift" i Bokio, eller bokför manuellt: Debet 6990 (ej avdragsgill kostnad) och Kredit 1930 (bankkonto). Observera: registreringsavgiften är inte avdragsgill som kostnad.

Hur hanterar jag leverantörsfakturor (t.ex. Bokios månadsavgift)?

›

Köp → Leverantörsfakturor → Ny leverantörsfaktura. Ange leverantör, belopp, momssats och förfallodatum. Bokio bokför automatiskt och skapar en betallista. När du betalar: matcha mot banktransaktion.

Var hittar jag BAS-kontona och kontoplanerna?

›

Inställningar → Kontoplan. Bokio använder BAS-kontoplan som branschstandard. Du behöver sällan välja konto manuellt — skriv vad köpet gäller i sökrutan så föreslår Bokio rätt konto.

📋 Moms och skatt

Hur fungerar moms i Bokio?

›

Bokio räknar automatiskt ut momsen när du skapar fakturor eller bokför köp. Du väljer momssats (25%, 12%, 6% eller 0%) — Bokio gör resten.

Utgående moms: moms du tar ut av kunden (tillhör Skatteverket, förvara separat).
Ingående moms: moms du betalat på inköp (du drar av den).
Vid momsredovisning: du betalar nettot — utgående minus ingående.

Var stänger jag en momsperiod och lämnar momsredovisning?

›

Skatt & Moms → Momsredovisning. Välj rätt kvartal → Granska → kontrollera siffrorna → Lämna in (Premium skickar direkt till Skatteverket).

OBS: Du betalar momsen manuellt via skatteverket.se → Skattekontot. Bokio deklarerar men drar inte pengar automatiskt.

Vad är momsperiod och hur vet jag vilken jag har?

›

Skatteverket bestämmer din momsperiod i ett beslutsbrev. Nya bolag med omsättning under 40 Mkr/år får oftast kvartalsvis redovisning. Deadline: lämna in senast den 12:e efter kvartalets slut (12 april, 12 juli, 12 oktober, 12 januari). Kontrollera att perioden i Bokio matchar ditt Skatteverket-beslut.

Momsrapporten verkar fel — vad gör jag?

›

(1) Kontrollera att alla fakturor/köp har rätt momssats. (2) Kontrollera att momsperioden är rätt inställd. (3) Gå till Bokföring → Bokföringsjournal och sök på konto 2610 (utgående moms) och 2640 (ingående moms) — kontrollera att beloppen stämmer.

Hur betalar jag in momsen — vilken referens/OCR ska jag använda?

›

Bokio deklarerar momsen men drar inte pengarna automatiskt. Du betalar manuellt via din nätbank:

1. Logga in på skatteverket.se → Mina sidor → Skattekonto — där ser du exakt vad du är skyldig och förfallodatum.
2. Betala via nätbanken till Skatteverkets bankgiro 1050-2707.
3. Referens/OCR-nummer = ditt organisationsnummer utan bindestreck + 2 (en kontrollsiffra). Exempel: org.nr 556123-4567 → OCR: 55612345672.

Fel OCR-nummer = betalningen hamnar fel och Skatteverket registrerar det inte. Dubbelkolla alltid på skatteverket.se.

Hur fakturerar jag utländska kunder — ska jag ta ut moms?

›

Det beror på vem kunden är:

Kund i Sverige: Normal 25% moms som vanligt.

EU-företag med VAT-nummer: 0% moms. Skriv "Omvänd skattskyldighet / Reverse charge" på fakturan, ange deras VAT-nummer. I Bokio: välj momssats "Omvänd skattskyldighet EU". Kunden redovisar momsen i sitt land.

EU-privatperson: 25% svensk moms (ända tills utländsk omsättning överstiger 10 000 EUR/år).

Kund utanför EU (USA, UK, Norge etc.): 0% moms. Det är export. Välj momssats "Tjänst utanför EU" i Bokio.

Tumregel: be alltid ett utländskt företag om deras VAT-nummer. Med numret → 0% moms. Utan numret → 25% svensk moms.

💰 Lön och arbetsgivardeklaration

Hur gör jag löneutbetalning?

›

Lön → Ny lönekörning. (1) Ange bruttolön. (2) Bokio räknar automatiskt ut skatt och arbetsgivaravgifter (31,42%). (3) Betala ut nettolönen till dig själv via banken. (4) Bokio skapar arbetsgivardeklarationen. (5) Skicka in deklarationen till Skatteverket senast den 12:e.

Vad är arbetsgivardeklaration och när ska den lämnas?

›

Arbetsgivardeklaration (AGD) är en månadsrapport till Skatteverket om utbetald lön, dragen skatt och arbetsgivaravgifter. Ska lämnas senast den 12:e månaden efter utbetalning. Betalar du lön i januari: AGD senast 12 februari. Bokio hjälper dig skapa och skicka den — men du måste klicka Skicka in.

Vad ingår i arbetsgivaravgifterna på 31,42%?

›

Arbetsgivaravgiften täcker pensionsavgifter, sjukförsäkringsavgift, föräldraförsäkring och mer. Den betalas av BOLAGET utöver din bruttolön. Exempel: bruttolön 30 000 kr → bolaget betalar ytterligare 9 426 kr = totalkostnad 39 426 kr.

Kan jag ta ut pengar från bolaget utan lönekörning?

›

Nej — om du tar ut pengar utan lönekörning räknas det som ett lån från bolaget. Lån från eget bolag beskattas som inkomst vid deklaration. Använd alltid Bokios Lön-modul eller kör utdelning via K10.

📈 Rapporter och export till revisorn

Hur ser jag om bolaget går med vinst?

›

Rapporter → Resultaträkning. Välj period. Intäkter minus kostnader = ditt resultat. Positivt = vinst. Titta på denna minst kvartalsvis.

Vilka rapporter finns?

›

Rapporter → Resultaträkning (intäkter vs kostnader), Balansräkning (tillgångar, skulder, eget kapital), Kassaflöde (hur kassan förändrats), Momsrapport (utgående/ingående moms).

Hur exporterar jag till revisorn?

›

Inställningar → Exportera data → SIE-fil. Välj SIE4 och exportera hela räkenskapsåret. SIE4 är branschstandard — alla revisorer och redovisningskonsulter i Sverige kan öppna den. Skicka filen till revisorn.

Hur exporterar jag annan data?

›

Under Inställningar → Exportera data kan du också exportera: kund- och leverantörslistor, bokföringsjournal och kontoplan.

🔧 Felsökning — vanliga fel

Bokio säger "obalans i bokföringen" — vad gör jag?

›

Obalans = debet ≠ kredit. Gå till Bokföring → Verifikationer → sortera på datum → hitta raden med rött utropstecken. Klicka på den. Vanliga fel: belopp bokfört fel (t.ex. 1 000 kr istället för 100 kr), glömt en rad, felaktig momssats. Rätta eller radera verifikatet och skapa nytt.

Hur raderar eller ändrar jag ett felbokfört verifikat?

›

Bokföring → Verifikationer → öppna verifikatet → klicka Radera eller Redigera. OBS: om verifikatet redan ingår i en inlämnad momsrapport måste du annullera momsrapporten, rätta verifikatet och sedan lämna in momsrapporten på nytt.

Mitt org.nr matchade inte i Bokios system — vad gör jag?

›

Det händer om bolaget nyligen registrerats och Bokios databas inte synkat med Bolagsverket. Lösning: skicka in en skärmdump av ditt registreringsbevis till Bokios support (support@bokio.se). De verifierar manuellt. Ha alltid registreringsbeviset som PDF — du behöver det oftare än du tror.

Banken kräver kvittens på SNI-koder — vad är det?

›

SNI-koder beskriver vad bolaget gör. Registreras hos Bolagsverket, inte i Bokio. Logga in på bolagsverket.se → Mina sidor → ditt bolag → Ändra verksamhet/SNI-koder. Välj rätt kod (sök på scb.se/sni). Det kostar ingenting. Du får ett uppdaterat registreringsbevis som du skickar till banken.

🗺️ Var hittar du vad i Bokio

Hem Bokios dashboard — senaste händelser och genvägar

Bokföring → Ny verifikation Skapa bokföringspost manuellt När bankkoppling saknas

Bokföring → Bankflöde Automatisk import av banktransaktioner Kräver Premium + bankkoppling

Bokföring → Kvitton Ladda upp och koppla kvitton till verifikationer Foto med mobilen räcker

Köp → Nytt köp Bokför inköp, kvitto eller leverantörsfaktura Bokio föreslår konto automatiskt

Fakturor → Ny faktura Skapa och skicka faktura till kund Kräver Premium

Skatt & Moms → Momsredovisning Stäng och skicka in momsdeklaration Deadline: 12:e månaden efter perioden

Lön → Ny lönekörning Beräkna och betala ut din lön Bolaget betalar 31,42% arbetsgivaravgift

Rapporter → Resultaträkning Intäkter minus kostnader = vinst/förlust Titta på denna månadsvis

Rapporter → Balansräkning Tillgångar, skulder och eget kapital Revisorn behöver denna

Inställningar → Exportera data SIE-fil för revisorn SIE4 är branschstandard

Inställningar → Kontoplan Alla BAS-konton Sök på vad köpet gäller

📒 Kontonummer du stöter på

1930 Företagets bankkonto Hit kommer alla inbetalningar från kunder

1510 Kundfordringar Fakturor kunden ännu inte betalat

2081 Aktiekapital Dina inbetalda 25 000 kr

2610 Utgående moms 25% Moms du samlar in från kunder

2640 Ingående moms Moms du betalat på inköp — drar du av

2710 Personalskatt Skatten som dras från lönen

2730 Arbetsgivaravgifter 31,42% som bolaget betalar utöver lönen

3001 Försäljning av tjänster Dina intäkter exkl. moms

5400 Förbrukningsinventarier Saker under 28 650 kr (dator, mobil, etc.)

6110 Kontorsmaterial Pennor, papper, USB-minnen etc.

6230 Datakommunikation Bokio-abonnemang, hosting, internet

6990 Ej avdragsgilla kostnader Registreringsavgift Bolagsverket

7010 Löner Din bruttolön

📅 Din rutin — vad du gör och när

📆 Varje vecka

Öppna Att göra-fliken — din personliga lista med obehandlade kvitton, transaktioner att bokföra och fakturor som väntar
Öppna Bankflödet och matcha transaktioner
Ladda upp nya kvitton (foto med mobilappen)
Kontrollera om fakturor betalats

📅 Senast 12:e varje månad (vid lön)

Kör löneutbetalning i Lön-modulen
Lämna arbetsgivardeklaration
Betala in löneskatt + arbetsgivaravgifter till skattekontot

📊 Kvartalsvis — deadline 12:e

Skatt & Moms → Momsredovisning → Lämna in
Betala momsen MANUELLT till skattekontot
Granska resultaträkning

⚠️ Glöm inte detta

Moms dras inte automatiskt — betala manuellt
Deklarera moms även vid 0 kr omsättning
Spara alla kvitton digitalt — 7 år (bokföringslagen)
Årsredovisning senast 31 juli
Boka redovisningskonsult i december